Die Bildkartenmethode (BKM) >

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Die Bildkartenmethode - auch Bildkartengestaltungsmethode, kurz BKM genannt - ist eine Methode zur gemeinschaftlichen Darstellung von Geschäftsprozessen und anderen vorhandenen oder geplanten Vorgängen. Die BKM kann in jeder Branche und Organisation – ja, sogar individuell - im Wesentlichen hierarchie-, grössen- sowie kulturunabhängig angewendet werden, um komplexe Zusammenhänge übersichtlich abzubilden. Die Darstellung wird mit Hilfe verschiedener Module entwickelt, die, je nach Zielsetzung, einzeln oder kombiniert angewendet werden können.
Die Bildkartenmethode dient hauptsächlich der Prozessmodellierung und nicht so sehr der  Prozessdokumentation. Eine Prozessverbesserung oder sogar Prozesserneuerung sind die Ziele, die mit Hilfe der BKM erreicht werden sollen und können. Dennoch kann die Methode auch sehr effizient zur Prozessschulung eingesetzt werden und somit der allgemeinen Dokumentation dienen. Das geschieht entweder in Form eines Bildkartenstapels, auf einem Bild dokumentiert,  mit allgemein verfügbarer Office-Anwendungssoftware oder mit speziellen Prozessmanagement-Tools erfasst.
Die Verwendung der BKM zum Gestalten von Geschäftsprozessen bringt alle Hauptgrundsätze des ganzheitlichen Geschäftsprozesssmanagements nach GappBridging (gGPM) umfassend zur Anwendung. Daraus erklärt sich wohl die große Wirksamkeit und damit außerordentliche Beliebtheit der BKM. Die angewandten gGPM-Prinzipien sind: Partizipation, Reflexion, Lösungsorientierung, Systemischer Ansatz

Die Bildkarten

Bei der Bildkartenmethode werden Papierkarten unterschiedlicher Farbe und Bezeichnung nach einer bestimmten Vorgehensweise verwendet, die so in einem sich entwickelnden BKM-Prozessmodell die wesentlichen Geschäftsprozesskomponenten systematisch darstellen. Da man in den ersten Jahren ihrer Anwendung auf die BKM-Karten auch Symbole aufdruckte, um den unterschiedlichen Verwendungszweck der verschiedenen Karten noch leichter erkennbar zu machen, haben sie den Namen Bildkartenmethode erhalten. Unabhängig von der Verwendung solcher Symbole auf den Bildkarten wird der Name beibehalten.

Zusammenarbeit extern – intern

Mit diesen Bildkarten wird in relativ kurzen Modellierungssitzungen ein aktueller oder zukünftiger Prozess abgebildet. Ein, meist externer,  Methodenexperte moderiert vor allem die Sitzung, in der möglichst alle Insider, die den Prozess kennen, gemeinsam ihr Prozesswissen durch Beschriften und Arrangieren der BKM-Karten sichtbar machen. Eine wesentliche Stärke dieser Methode liegt darin, dass sie die Zusammenarbeit aller am Prozess beteiligten am Geschäftsprozessmanagement ermöglicht und damit sowohl die Qualität als auch die Akzeptanz der erarbeiteten Geschäftsprozessmodelle gesteigert wird. Hohe Qualität und Akzeptanz sind für den praktischen Erfolg wesentlich, da die erarbeiteten Modelle die Grundlage für die zukünftige Arbeit, besonders für die Zusammenarbeit, darstellen.

Überwindung von Barrieren

Die Bildkartenmethode ermöglicht auf selbsterklärende Weise rasches Modellieren und hat sich dabei bewährt, Prozessdetails über die Grenzen von Funktionsbereichen hinweg zu vermitteln. Durch  ihre einfache Bildhaftigkeit, können die Bildkarten von allen Beteiligten, unabhängig von der Ausbildung, der Fachsprache, der Hierarchieebene und der Fähigkeit sich wörtlich auszudrücken erfolgreich eingesetzt werden. Unterschiede in Herkunft, Bildung und Persönlichkeit stellen dadurch keine hemmenden Kommunikationsbarrieren mehr dar. Daher nimmt durch ihren Einsatz die Prozessorientierung im gesamten Unternehmen zu. Es werden Schnittstellen reduziert und harmonisches aufeinander Zuarbeiten wird gefördert.
Ebenso wird es sehr leicht möglich, die BKM wirksam dafür einzusetzen, das analog, etwa in Form von BKM-Prozessmodellen, dokumentierte Prozesswissen in digitale Prozessmodelle, etwa in Form eines ARIS-Prozessmodells, zu übertragen. Auch ist BKM eine sehr gute Grundlage, um eine IT-Prozessunterstützung zu modellieren, etwa in Form eines SAP-Prozesses.

BKM-Module

Typischerweise werden bei einer Prozessverbesserung die BKM-Module IST-Überblicksmodellierung, IST-Detailmodellierung, IST-Analyse und Maßnahmenplanung zum Einsatz kommen. Soll ein Prozess erneuert werden, werden zusätzlich noch die Module Visionsentwicklung, SOLL-Rahmenmodellierung, SOLL-Detailmodellierung und Umsetzungsmodellierung angewandt. Auf diese Weise führt die Bildkartenmethode in der Prozessoptimierung von der Beschäftigung mit dem IST-Zustand hin zum umsetzbaren SOLL-Prozessmodell.

Einfache Handhabung

Ist ein Geschäftsprozess mit Hilfe der Bildkarten gestaltet, so ermöglicht das zugehörige, ausgeklügelte Konzept des Nummerierens und Stapelns der Karten eine einfache Dokumentation und Archivierung des Erarbeiteten. Auch kann der Prozess sehr einfach neuerlich dargestellt werden.
In einem Folgeworkshop bewirkt das rasche und folgerichtige Auflegen eines Prozessmodells einen umfassenden Erinnerungs- und Trainingseffekt für alte Teilnehmer und informiert neue Teilnehmer leicht fassbar und eingängig. Dadurch, dass die Methode so einfach ist und so leicht wiederholt werden kann, bewirkt sie eine hohe Bereitschaft, weitere Prozessmodellierungen in Angriff zu nehmen.

Ganzheitliches Verfahren

Die Bildkartenmethode ist eine Methode des ganzheitliches Geschäftsprozessmanagements, weil viele Erkenntnisse der Sozial- und Wirtschaftswissenschaften in dieser bewusst und unbewusst berücksichtigt sind. Sie unterstützt beispielsweise die Beteiligung aller, wie sie für Arbeit an Geschäftsprozessen allgemein als wertvoll betrachtet wird. Sehen- und Fühlen-Orientierung, wie nicht nur von John P. Kotter als wichtige Grundlage erfolgreicher Veränderung betrachtet, wird durch die BKM umfassend unterstützt. Über den Prozess nachzudenken, ein weithin akzeptierter Grundsatz, um die Bereitschaft für Veränderungen zu fördern, ist ein für den Erfolg wesentlicher Bestandteil der Arbeit mit der Bildkartenmethode.
Den nachgewiesen großen praktischen Nutzen erzielen Anwender der Bildkartenmethode, wie eben dargelegt, dadurch, dass sie bewusst oder unbewusst viele bedeutsame sozial-  und wirtschaftswissenschaftliche Erkenntnisse anwenden. Diese vielfältige Grundlage der Bildkartenmethode ermöglicht es, dass sie nicht nur Geschäftsprozessmanagement unterstützt, sondern zahlreiche weitere Nutzenbereiche aufweist, unter anderen Wissensmanagement, Veränderungsmanagement und Qualitätsmanagement.

Entwicklung

Seit ihrer Einführung 1997 wurde die GappBridging Bildkartenmethode nicht nur umfassend weiterentwickelt, sondern sie hat sich auch international ausgebreitet. Dafür sorgen vor allem Zertifizierungsprogramme, die seit 1998 in Europa und in den USA durchgeführt werden (aktuell im Rahmen der GappBridging Academy), zusätzlich zu anderen Ausbildungsprogrammen, in denen auf universitärer und post-universitärer Basis die Grundkonzepte der Bildkartenmethode vermittelt werden.

Der Autor

Mag. Dr. Markus Gappmaier, Leiter von GappBridging International, Direktor der GappBridging Academy, Leiter der COP/E , der GappBridging Community of Practice/European Chapter der BKM User Group), seit 1988 Vortragender, Assistent und Professor an Konferenzen, Universitäten und Business Schools (u.a. Johannes Kepler Universität Linz, Marriott School of Management/BYU), 1994 – 2000 Direktor des Kompetenzzentrums Wissens- und Prozessmanagement an der Universität Linz/Österreich.